Papier firmowy

Papier firmowy jest całkiem dobrym narzędziem do utrwalania wizerunku firmy w oczach jej klientów. W dzisiejszych czasach coraz mniej stosuje się papieru specjalnie zadrukowanego przed użyciem przez drukarnię, a częściej stosuje się odpowiednie szablony dla komputerowych edytorów tekstu. W dalszej części wskażemy która metoda jest bardziej korzystna dla jakich warunków. Na początek skupmy się nad użyciem papieru firmowego oraz danymi jakie powinny się na nim znaleźć.

W pierwszej kolejności musimy jasno sobie określić - jakie rodzaje dokumentów będziemy drukować na papierze firmowym, a następnie twardo trzymać się tej zasady. Ogólnie powinno wyglądać to tak że wszystkie dokumenty które wychodzą poza firmę powinny być na papierze firmowym, natomiast wszystkie wewnętrzne ze względu na koszty na zwykłym papierze - choć w dzisiejszych czasach i tak zaleca się trzymanie wewnętrznych dokumentów tylko w formie elektronicznej. Od tej ogólnej zasady można uczynić wiele wyjątków - grunt by były one dobrze przemyślne tak aby skutek ich działania pokrywał się z zamierzonymi celami.

Drugim aspektem jest kwestia dokumentów wysyłanych faksem. Co prawda ten rodzaj komunikacji w cywilizowanym świecie odchodzi do lamusa, jednak w naszym kraju wciąż jest nadal bardzo popularny (na marginesie fachowcy z naszej firmy wciąż nie mogą pojąć dlaczego dla urzędników bardziej wiarygodny jest dokument wysłany faksem niż pocztą elektroniczną ze zwykłym niekwalifikowanym podpisem - ale to już temat na oddzielną dyskusję). Wracając do papieru firmowego - dla potrzeb faksu warto stworzyć jego alternatywną wersję, na której dane będą wypisane nieco większą czcionką, a całość wykonana w grafice jedno-bitowej to znaczy czarno białej bez odcieni szarości. Takie podejście zapewni większą czytelność wysyłanych przez nas faksów.

Po trzecie - na papierze firmowym - ze względu na wygodę jego czytelnika - powinno się naszym zdaniem (wynikającym z wieloletniego doświadczenia) znaleźć wiele informacji o firmie. Oto ich lista: znak graficzny (logo) firmy, popularna nazwa firmy, ale także jeśli w dokumentach oficjalnych pełna nazwa firmy jest inna lub bardziej rozwinięta także należy ją podać na papierze firmowym, dane teleadresowe firmy (ulica, numer lokalu, kod pocztowy, poczta, numer telefonu centrali, numer faksu (o ile dostępny), adres strony internetowej i adres e-mail), jeśli firma ma wiele oddziałów to także takie sama dane teleadresowe oddziału który drukuje na danym papierze firmowym, oraz przynajmniej lista wszystkich oddziałów (nazwa - miasto), a jeśli oddziałów jest niewiele można od razu podać dane wszystkich, nazwa organu rejestrowego firmy oraz numer wpisu w odpowiednim rejestrze, numer statystyczny REGON, oraz podatkowy NIP, ostatecznie co ważne numer głównego konta bankowego - tak często ludzie szukają go właśnie na papierze firmowym.

Skoro już wiemy co powinno się na papierze znaleźć wróćmy na chwilę do technologii jego przygotowania, o których mówiliśmy na początku.

Papier wstępnie drukowany przez drukarnie powinno się w dzisiejszych czasach wybrać tylko w dwóch przypadkach: po pierwsze jeśli większość dokumentów które drukujemy jest czarno-białych i wstępny wydruk przez drukarnię papieru kolorowego pozwoli nam zmniejszyć koszty - tu trzeba bardzo uważać bo koszt druku też nie jest pomijalny. Z naszego doświadczenia wynika że ta opcja jest opłacalna dopiero gdy drukujemy co najmniej tysiąc stron dokumentów na papierze firmowym miesięcznie z czego co najmniej 95% jest drukowane jako czarno-białe na tanich w eksploatacji drukarkach laserowych. Drugim przypadkiem w którym po prostu jesteśmy skazani na taką technologię jest projekt papieru firmowego w którym z jakichś powodów (które powinny być świadome i przemyślane - bo podnoszą koszty działalności firmy) elementy graficzne dochodzą do samego brzegu papieru co uniemożliwia wydrukowanie takiej grafiki na drukarkach biurowych. Pamiętajmy iż aby nie mieć problemu z trafieniem z drukiem w odpowiednie miejsca uprzednio przygotowanego papieru firmowego razem z jego zamówieniem powinniśmy zamówić przygotowanie odpowiedniego szablonu dokumentu dla edytora tekstu którego używamy w naszej firmie (obecnie najczęściej spotykane to: Microsoft Offie - Word oraz OpenOffice.org - Writer, choć w użyciu jest wiele innych).

W każdym innym wypadku niż przedstawiony powyżej powinniśmy zamówić przygotowanie odpowiedniego szablonu do używanego przez nas oprogramowania, tak aby dokument drukować wraz z grafikę papieru firmowego na własnej kolorowej drukarce biurowej. Dla większości małych i średnich firm takie rozwiązanie w dłuższej perspektywie czasowej (samo przygotowanie takiego szablonu jest trochę droższe od samego projektu papieru i szablonu "pustego" który tylko pozwala trafić w odpowiednie miejsce) stanowczo jest bardziej opłacalne.

Nasza firma świadczy dla Państwa zarówno usługi projektowania i przygotowania szablonów papieru firmowego jak i jego późniejszego wydruku.