Wizualizacja

Inaczej zwana jest dokumentem wizualizacyjnym. Jest to obszerne opracowanie mające na celu ujednolicenie formy przekazu kierowanego przez firmę do swoich klientów. Opracowanie takie zawiera wszelkie wytyczne i zasady do do sposobu i formy tworzonych przekazów (reklamy, promocji, komunikacji itp), aż po bazowe projekty różnych form reklam.

Ze względu na zakres takiego opracowania, jego koszty a także narzuca nim samym sobie pewne ograniczenia - nie zalecamy jego tworzenia w pełnym jego znaczeniu firmom z sektora MSP. O dokumencie takim powinny naszym zdaniem zacząć myśleć większe firmy średnie z niedaleką perspektywą przejścia do sektora dużych firm.

Pozostałe małe i średnie firmy - choć zalecamy zacząć tą pracę od samego założenia firmy - powinny przyjąć troszkę inne bardziej elastyczne i tańsze rozwiązanie które według naszych obserwacji doskonale sprawdza się wśród tych firm. Całość rozwiązanie polega nazwijmy to zbieraniu materiałów do opracowania dokumentu wizualizacyjnego przez cały czas swojego istnienia. Poniżej przedstawię parę elementów od których należy zacząć a następnie co i jak zbierać. Ważne w tym momencie i na samym początku jest aby wyznaczyć u siebie jedno bezpiecznie miejsce i jedną osobę odpowiedzialną za zbieranie tych rzeczy - a w przyszłości na pewno będzie łatwiej nam w nich cokolwiek odnaleźć (a wierzcie mi nie raz się To wam przyda).

Jeszcze słowo co do gromadzenia materiałów - wszystkie muszą być w formie elektronicznej, a jeśli zaznaczamy iż dany dokument musi być w formie papierowej, to poza papierem dobrze jest mieć jego elektroniczną kopię, choćby ze względu na łatwość jej udostępnienia w razie konieczności.

Niezbędne minimum - czyli to co na początku wydaje się większości zbędne, a powinno mimo wszystko być zrobione ponieważ na pewno zaprocentuje to w przyszłości. Zacznijmy od nazwy - wydaje się ona rzeczą oczywistą - ale uwierzcie, warto ją sobie na początku zapisać (szczególnie w bardziej skomplikowanych przypadkach) na kartce i włożyć na początek materiałów. Niejednokrotnie spotykałem się później z dylematami dotyczącymi sposobu zapisu nazwy firmy - a gdy mamy taką notatkę nic nas nie kosztującą - szybko takie spekulacje rozwiewamy.

Kolejną rzeczą niestety już bardziej kosztową i też do zrobienia na samym początku jest opracowanie logotypu wraz z zasadami jego stosowania (pisałem o tym wcześniej). Będzie on nam przydatny praktycznie przez cały czas istnienia firmy, a ludzie z czasem (o ile będzie konsekwentnie stosowany) zaczną go kojarzyć z naszą firmą - a o to chodzi. Dodatkowo ważnym jest opracowanie kolorystyki firmowej a także zadbanie o używane przez firmę kroje pisma.
Co do kolorystyki - jej opracowanie nie jest drogie - a zapewni większą spójność naszych przekazów. Ogólna zasada jest taka iż im bardziej szczegółowa kolorystyka (może być nawet z załączonymi próbkami kolorów tym droższe jest potem wykonanie różnych materiałów, a czasem nawet staje się niemożliwe - n.p. tworząc stronę internetową nie sposób idealnie zachować kolorów gdyż ten sam kolor wyświetlany na różnych monitorach wygląda inaczej). Naszym zdaniem na początek wystarczy jedne określenie iż n.p. wszystkie teksty piszemy kolorem granatowym, elementy dekoracyjne i wyróżnione winne być w kolorze czerwonym a tła biała i w odcieniach szarości do 20%. Ważne w tym przypadku jest to iż nie określamy bardzo dokładnie koloru ale dbamy o to aby pewne rodzaje elementów były wykonane w pewnej przestrzeni barwnej. W dodatku takie luźne określenie kolorystyki wykona dla nas firma projektująca logotyp - w większości wypadków gratis, albo co najwyżej za niewielką dopłatą.
Kroje pisma - inaczej czcionki - warto się nad nimi zastanowić - tak aby wszystkie wydawane przez nas dokumenty były pisane tymi samymi krojami pisma. Mamy tu 2 możliwości: (stanowczo proponuję tą pierwszą) Skorzystanie z istniejących najpopularniejszych krojów czyli Times, Arial, Helvetica, Courier - ewentualnie Vardena lub Tahoma i tylko określenie które elementy dokumentów będą pisane którą konkretnie czcionką. Drugą opcją jest wybranie bardziej indywidualnych czcionek jednak w takim wypadku koniecznie powinniśmy w dokumentach zabezpieczyć ich elektroniczną wersję do udostępnienia (żaden wykonawca nie jest w stanie posiadać wszystkich istniejących czcionek) ale także co nie mniej ważne - zabezpieczyć w dokumentach prawo do ich wykorzystania. Tak większość takich czcionek jest odpłata i należy zachować papierową licencję na ich użytkowanie.
Na początek to praktycznie wszystko - chyba że od razu ktoś chce zastrzec logotyp czy nazwę jako znak towarowy (wtedy polecam pomoc radcy prawnego) i odpowiednie dokumenty (papierowe) dołączyć do tworzonego zbioru).

Potem pozostaje już tylko projekt każdej wykonanej reklamy czy dokumentu dołączyć do naszego zbioru - i co najważniejsze pilnować - aby następne wykonanie takiego elementu było oparte o projekt już istniejący w dokumentach. Na przykład wizytówki (zresztą najlepiej też je zrobić od razu gdyż z elementów reklamowych są bodaj najbardziej potrzebną rzeczą) po pierwszym opracowaniu - ogólny projekt wizytówki ląduje w naszym zbiorze, a następnym razem ilekroć potrzebujemy wizytówek nie zlecamy opracowania nowych - tylko wyciągamy z dokumentów istniejący projekt i każemy wykonać następną partię w sposób identyczny. Wiem że wizytówki są tu banalnym przykładem - ale to samo dotyczy wszelkich ulotek (tu forma treść moze się zmieniać - ale baza powinna pozostać ta sama) tablic, plakatów (tak samo jak ulotki), reklam e-mediowych itd.

Nasza firma tworzy pełne dokumenty wizualizacyjne. Jednak specjalnie dla sektora MSP, dla każdej firmy z którą współpracujemy w sposób stały oferujemy nieodpłatne gromadzenie dokumentacji o której mowa w niniejszym wpisie - i wiemy że nasi klienci chwalą sobie tą darmową usługę, gdyż zwalnia ich to z konieczności robienia tego we własnym zakresie.