Wizualizacja

Inaczej zwana jest dokumentem wizualizacyjnym. Jest to obszerne opracowanie mające na celu ujednolicenie formy przekazu kierowanego przez firmę do swoich klientów. Opracowanie takie zawiera wszelkie wytyczne i zasady do do sposobu i formy tworzonych przekazów (reklamy, promocji, komunikacji itp), aż po bazowe projekty różnych form reklam.

Ze względu na zakres takiego opracowania, jego koszty a także narzuca nim samym sobie pewne ograniczenia - nie zalecamy jego tworzenia w pełnym jego znaczeniu firmom z sektora MSP. O dokumencie takim powinny naszym zdaniem zacząć myśleć większe firmy średnie z niedaleką perspektywą przejścia do sektora dużych firm.

Pozostałe małe i średnie firmy - choć zalecamy zacząć tą pracę od samego założenia firmy - powinny przyjąć troszkę inne bardziej elastyczne i tańsze rozwiązanie które według naszych obserwacji doskonale sprawdza się wśród tych firm. Całość rozwiązanie polega nazwijmy to zbieraniu materiałów do opracowania dokumentu wizualizacyjnego przez cały czas swojego istnienia. Poniżej przedstawię parę elementów od których należy zacząć a następnie co i jak zbierać. Ważne w tym momencie i na samym początku jest aby wyznaczyć u siebie jedno bezpiecznie miejsce i jedną osobę odpowiedzialną za zbieranie tych rzeczy - a w przyszłości na pewno będzie łatwiej nam w nich cokolwiek odnaleźć (a wierzcie mi nie raz się To wam przyda).

Jeszcze słowo co do gromadzenia materiałów - wszystkie muszą być w formie elektronicznej, a jeśli zaznaczamy iż dany dokument musi być w formie papierowej, to poza papierem dobrze jest mieć jego elektroniczną kopię, choćby ze względu na łatwość jej udostępnienia w razie konieczności.

Niezbędne minimum - czyli to co na początku wydaje się większości zbędne, a powinno mimo wszystko być zrobione ponieważ na pewno zaprocentuje to w przyszłości. Zacznijmy od nazwy - wydaje się ona rzeczą oczywistą - ale uwierzcie, warto ją sobie na początku zapisać (szczególnie w bardziej skomplikowanych przypadkach) na kartce i włożyć na początek materiałów. Niejednokrotnie spotykałem się później z dylematami dotyczącymi sposobu zapisu nazwy firmy - a gdy mamy taką notatkę nic nas nie kosztującą - szybko takie spekulacje rozwiewamy.

Kolejną rzeczą niestety już bardziej kosztową i też do zrobienia na samym początku jest opracowanie logotypu wraz z zasadami jego stosowania (pisałem o tym wcześniej). Będzie on nam przydatny praktycznie przez cały czas istnienia firmy, a ludzie z czasem (o ile będzie konsekwentnie stosowany) zaczną go kojarzyć z naszą firmą - a o to chodzi. Dodatkowo ważnym jest opracowanie kolorystyki firmowej a także zadbanie o używane przez firmę kroje pisma.
Co do kolorystyki - jej opracowanie nie jest drogie - a zapewni większą spójność naszych przekazów. Ogólna zasada jest taka iż im bardziej szczegółowa kolorystyka (może być nawet z załączonymi próbkami kolorów tym droższe jest potem wykonanie różnych materiałów, a czasem nawet staje się niemożliwe - n.p. tworząc stronę internetową nie sposób idealnie zachować kolorów gdyż ten sam kolor wyświetlany na różnych monitorach wygląda inaczej). Naszym zdaniem na początek wystarczy jedne określenie iż n.p. wszystkie teksty piszemy kolorem granatowym, elementy dekoracyjne i wyróżnione winne być w kolorze czerwonym a tła biała i w odcieniach szarości do 20%. Ważne w tym przypadku jest to iż nie określamy bardzo dokładnie koloru ale dbamy o to aby pewne rodzaje elementów były wykonane w pewnej przestrzeni barwnej. W dodatku takie luźne określenie kolorystyki wykona dla nas firma projektująca logotyp - w większości wypadków gratis, albo co najwyżej za niewielką dopłatą.
Kroje pisma - inaczej czcionki - warto się nad nimi zastanowić - tak aby wszystkie wydawane przez nas dokumenty były pisane tymi samymi krojami pisma. Mamy tu 2 możliwości: (stanowczo proponuję tą pierwszą) Skorzystanie z istniejących najpopularniejszych krojów czyli Times, Arial, Helvetica, Courier - ewentualnie Vardena lub Tahoma i tylko określenie które elementy dokumentów będą pisane którą konkretnie czcionką. Drugą opcją jest wybranie bardziej indywidualnych czcionek jednak w takim wypadku koniecznie powinniśmy w dokumentach zabezpieczyć ich elektroniczną wersję do udostępnienia (żaden wykonawca nie jest w stanie posiadać wszystkich istniejących czcionek) ale także co nie mniej ważne - zabezpieczyć w dokumentach prawo do ich wykorzystania. Tak większość takich czcionek jest odpłata i należy zachować papierową licencję na ich użytkowanie.
Na początek to praktycznie wszystko - chyba że od razu ktoś chce zastrzec logotyp czy nazwę jako znak towarowy (wtedy polecam pomoc radcy prawnego) i odpowiednie dokumenty (papierowe) dołączyć do tworzonego zbioru).

Potem pozostaje już tylko projekt każdej wykonanej reklamy czy dokumentu dołączyć do naszego zbioru - i co najważniejsze pilnować - aby następne wykonanie takiego elementu było oparte o projekt już istniejący w dokumentach. Na przykład wizytówki (zresztą najlepiej też je zrobić od razu gdyż z elementów reklamowych są bodaj najbardziej potrzebną rzeczą) po pierwszym opracowaniu - ogólny projekt wizytówki ląduje w naszym zbiorze, a następnym razem ilekroć potrzebujemy wizytówek nie zlecamy opracowania nowych - tylko wyciągamy z dokumentów istniejący projekt i każemy wykonać następną partię w sposób identyczny. Wiem że wizytówki są tu banalnym przykładem - ale to samo dotyczy wszelkich ulotek (tu forma treść moze się zmieniać - ale baza powinna pozostać ta sama) tablic, plakatów (tak samo jak ulotki), reklam e-mediowych itd.

Nasza firma tworzy pełne dokumenty wizualizacyjne. Jednak specjalnie dla sektora MSP, dla każdej firmy z którą współpracujemy w sposób stały oferujemy nieodpłatne gromadzenie dokumentacji o której mowa w niniejszym wpisie - i wiemy że nasi klienci chwalą sobie tą darmową usługę, gdyż zwalnia ich to z konieczności robienia tego we własnym zakresie.

Wizytówki

Wizytówki - niby temat prosty. Z założenia powinny służyć do przedstawienia osoby a także firmy z którą ta osoba jest powiązana. Niestety osoby je zamawiające często nie zdają sobie z tego sprawy. Nie raz spotykamy się z problem polegającym na tym iż na wyraźne życzenie naszych klientów zamiast wizytówki tworzymy "gazetę" w formacie wizytówki.

Z jednej strony rozumiem chęć firm do tego aby tanim kosztem (wizytówki ogólnie nie są drogie) przy okazji druku wizytówek jak najdokładniej przedstawić swoją firmę. Dlatego też chcą umieścić na wizytówce jak najwięcej informacji i ciężko ich przekonać że takie rozwiązanie nie jest najlepsze.

Wizytówka jest wyjątkowo małym formatem i wbrew oczekiwaniom takich klientów umieszczenie dużej ilości informacji na wizytówce, zamiast pomóc w przedstawieniu firmy wywołuje efekt wręcz odwrotny - gdyż wizytówka taka wraz z wzrostem ilości informacji staje się coraz bardziej nieczytelna!

Także wykorzystanie formatu wizytówkowego od razu jako firmowej ulotki także nie jest dobrym pomysłem - także ze względu na czytelność - wydanie ulotki w większym formacie - pomimo nieco wyższych kosztów na pewno przyniesie o wiele lepszy skutek i Wasz pieniądze nie zostaną zmarnowane.

Wracając do wizytówki - powinna ona zawierać tylko niezbędne informacje o danej osobie i minimum informacji o firmie. Ogólna zasada jest taka iż im mniej informacji na wizytówce, tym bardziej staje się ona czytelna, a tym samym lepiej przyjmowana przez jej odbiorcę. Nie bez znaczenia jest też fakt - iż na takiej wizytówce w razie potrzeby możemy także zanotować odręcznie pewne informacje dla jej odbiorcy - gdyż jeśli nie jest przeładowana - po prostu jest na niej na to miejsce.

Ogólnie zasada jest taka iż na wizytówce powinno się znaleźć: imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, logo i nazwa firmy, adres firmy, tel (zwykły i komórkowy - po jednym numerze) do danej osoby, ewentualnie w ramach konieczności nr faksu, adres e-mail, oraz jeśli nie ma potrzeby umieszczania jakichś pozostałych danych - ewentualnie adres www firmy. Poza tym mogą się tam znaleźć tylko elementy dekoracyjne (oczywiście mowa o dobrej i czytelnej wizytówce).

Jeżeli zajdzie potrzeba dodania dodatkowych informacji tylu adres oddziału, telefon centrali czy sekretariatu numer nip, regon czy inne dane, większe ilość numerów telefonicznych czy bardziej obszerne przedstawienie fiemy (nie więcej niż do 5 krótkich punktów) - należy koniecznie (o ile zależy nam na czytelności wizytówki) zdecydować się na droższą opcję wizytówki dwustronnej i dane te umieścić na odwrocie.

Pamiętajcie - wizytówka to nie tylko kawałek papieru - to bardzo ważny element Waszego wizerunku przez pryzmat którego często jesteście postrzegani. Warto zadbać aby klienci z chęcią oglądali Wasze wizytówki. Nasza firma zawsze stara się doradzić klientom jak najlepsze rozwiązanie, choć czasem bywa to trudne.

Logo

Dzisiaj zajmiemy się sprawą logotypu. Wiem że dotyczy to głównie nowych firm, ale być może niektóre już istniejące powinny rozważyć jego zmianę.

Ogólnie nie zalecamy zmiany logotypu, gdyż zawsze wiąże się to z sporymi kosztami. Czasem tych kosztów wprost nie widać, gdyż zmiana ta jest zmianą wizerunkową, czyli zmianą tego jak postrzegają firmę klienci. Tu właśnie kryje się pułapka - koszty w tym wypadku to nie tylko sam koszt nowych materiałów reklamowo promocyjnych, ale także koszt wszystkich działań związanych z poinformowaniem klientów o nowym wizerunku i przekonaniu ich do niego, a także czego nie da sie uniknąć ani dokładnie zmierzyć - utrata części potencjalnych klientów którzy się o naszej zmianie nie dowiedzą. Nie mniej w przypadku kiedy obecny logotyp bardzo nam nie odpowiada warto rozważyć jego zmianę, tyle że musi być to wyjątkowo przemyślana decyzja.

Miało nie być fachowo a wiem iż niektórych dopytują się co to logo (ewentualnie: logotyp - nazwa tożsama z logo). Jest to jednoznaczna grafika (o dokładniej mogą to być pewne jej cechy n.p. sam kształt a już nie kolor) powiązana z daną firmą lub produktem. Niejako jest to "twarz" firmy czy produktu. Dlatego też dobre logo musi spełniać kilka podstawowych warunków: musi oddawać "ducha" tego co prezentuje, powodować u osoby go oglądającej właściwe skojarzenia oraz być unikalne.

Proszę pamiętać iż logotyp tworzy się niejako "dla klientów" a nie dla "siebie". Oczywiście jest ono własnością firmy, nie mniej przy jego tworzeniu nie można ani na chwilę zapomnieć, że to nie my będziemy je oglądać i nie nas ma przyciągać, ale naszych obecnych i przyszłych klientów. Dobrze zrobione logo, aby spełniało wyżej przedstawione założenia, a także co nie mniej ważne nie nastręczało nam w przyszłości kłopotów (są logotypy które w produkcji reklamy są tańsze - czyli koszt ich wykonania, druku itp jest niższy, i odwrotnie droższe które powodują konieczność stosowania droższych technik), powinno spełniać następujące warunki:

• Czytelne i unikalne (co znaczy że ktoś kto je zobaczy musi jak najłatwiej skojarzyć je z firmą, a także nie powinno ono nastręczać problemów z odróżnieniem je od logotypów innych firm)
• Ładne (tu jest duża pułapka - ładne w tym wypadku oznacza to że musi podobać się większości naszych klientów - nam może w ogóle się nie podobać! - a to często popełniany błąd)
• Klimatyczne (co oznacza iż musi oddawać styl który produktu lub firmy, n.p. firma sprzedająca antyki powinna mieć logo w starym stylu n.p. stylizowany mebel, a firma zajmująca się nowoczesnymi technologiami logo w stylu nowoczesnym, prostym)
• Łatwe do zapamiętania (czyli jak najbardziej proste. Częstym błędem jest umieszczenie w logotypie nazwy firmy lub całych sloganów - takie działanie ma sens tylko w uzasadnionych przypadkach, a zauważam iż jest stosowane nagminnie i to bez powodów)
• Proste (to oznacza iż tu trzeba znaleźć balans pomiędzy wyżej wspomnianymi zasadami a prostotą jego wykonania. Ogólnie im prostsze, im mniej ma elementów, tym później będziemy mniej płacili za wykonanie wszelkich elementów reklamy - naprawdę czasem najlepsze jest kilka jednokolorowych kresek! choć trzeba uważać bo nie zawsze)

Skoro już powiedzieliśmy co należy zrobić aby otrzymać dobry logotyp, to teraz kilka wskazówek technicznych, gdyż praktyka pokazuje że firmy nie zwracają na nie w ogóle uwagi a potem gdy przychodzą z prośbą o wykonanie reklamy rodzi się problem i niepotrzebnie rosną koszty.

Jeśli już zobaczymy i zatwierdzimy wygląd loga firmowego (i nie ważne czy robimy je sami czy zleciliśmy to komuś - w wypadku zlecania warto zastrzec na samym początku aspekty techniczne) trzeba zadbać o to aby logo było technicznie dobrze przygotowane. Po pierwsze w dzisiejszych czasach musimy je mieć w wersji elektronicznej - bo praktycznie tylko takiej wersji używają wykonawcy reklamy. Po drugie musimy zadbać o to aby mieć je zarówno w formacie rastrowym jak i wektorowym (format rastrowy, inaczej bitmapa - jest to zapis koloru każdego punktu obrazu tak jak byśmy nałożyli siatkę na obrazek i zapisali każdą jej kratkę - jest bardzo przydatny przy wykonywaniu wydruków, tworzeniu stron internetowych itp, - format wektorowy - zapisuje obraz w postać matematycznej, jako funkcje krzywych i informacje o wypełnieniu ich kolorem - format tej jako jedyny nadaje się do wykonania wszelkich form logotypu jak kasetony litery blokowe, czy nawet wycięcia go z folii). Dla ułatwienia podam tu listę formatów w których powinniście Państwo posiadać logo: (formaty rastrowe: TIFF nieskompresowany wysokiej rozdzielczości (min. 600 dpi) CMYK /*.tiff/, JPEG średniej rozdzielczości (ok. 300 dpi) RGB /*.jpg/, PNG niskiej rozdzielczości (72 dpi) RGB z kanałem alfa (czyli informacją o przeźroczystości) /*.png/, Adobe PhotoShop z rozłożeniem logotypu na warstwach /*.psd/; formaty wektorowe: Encapsueled Postscript interpretowany /*.eps/, SVG /*.svg/, CorelDraw (obecnie najlepiej w wersji 9.0) /*.cdr/, Adobe Illustrator /*.ai/, a także dodatkowo Ikona /*.ico/ która wymaga specjalnego podejścia do grafiki (rozmiar 32x32px) oraz dla łatwego podglądu i prezentacji Portable Document Format /*.pdf). Mając logotypy w tych formatach (zakładając iż w każdym z nich logotyp jest właściwie opracowany - należy w szczególności uważać na formaty wektorowe - często stosowaną przez nieuczciwych wykonawców techniką jest umieszczenie w pliku wektorowym bitmapy - wtedy praktycznie poza zmianą nazwy pliku niczego to nie zmienia! w praktyce przy wykonaniu nadal mamy problem z bitmapą i dodatkowe koszty) warto zadbać o właściwe zabezpieczenie nośnika danych z logotypem. Jest to bardzo ważna, gdyż często spotykam się z sytuacjami gdzie logotyp owszem i jest ale na wizytówkach czy na ścianie firmy a elektroniczna jego wersja gdzieś się zagubiła i praktycznie trzeba ponosić koszty jego odtworzenia.

Warto także zadbać o stworzeni (i co najważniejsze przestrzegania ich przez samych siebie!) tak zwanych "zasad stosowania logotypu". Jest to zbiór ścisłych wytycznych które określają warunki w jakich powinno być umieszczane logo na różnych materiałach (n.p. zawsze w prawym górnym rogu, na inne elementy mogą się znaleźć nie bliżej nić 5mm od krawędzi logotypu, logo zawsze musi być na białym tle. Zasad może być wiele ale nie wszystkie muszą dla danego loga wystąpić, oraz można stworzyć kilka ich alternatywnych wersji, przy czym kilka to znacz 2,3 maksimum 5). Jest to o tyle ważne iż po pierwsze jest dodatkowym elementem ułatwiającym klientowi powiązanie loga z firmą, po drugie projektantom reklam i materiałów promocyjnych daje jasne wskazówki jak umieścić logo co prowadzi do szybszego i efektywniej wykonanego projektu.

Ogólnie obiektywnie nie zalecam tworzenia logotypu w własnym zakresie. To zadanie lepiej powierzyć specjalistom. Wiem że chęć oszczędności jest duża - jednak pułapek przy tworzeniu loga jest wiele i ktoś bez doświadczenia będzie się po prostu uczył na Waszych błędach i Wasze koszty będą rosły. W dłuższej perspektywie lepszym i bardziej opłacalnym jest powierzenie loga dobrym profesjonalistom (i zdanie się na ich wskazówki choć czasem mogą nam się nie spodobać - zapytajmy wtedy o ich uzasadnienie - jeśli uzasadnią Wam je logicznie - przyjmijcie - jeśli nie odrzućcie), a na pewno zwróci się to wam później w postaci większej ilości klientów rozpoznających Was a także często i w postaci niższych kosztów tworzenia reklamy.

Jeśli byli by Państwo zainteresowani, nasza firma także zajmuje się tworzeniem logotypu specjalnie dostosowanych do Waszych potrzeb. Z naszej strony możecie liczyć na pełen profesjonalizm i rozsądne ceny.

Tablice a prawo

Wszystkim, którzy zlecają komukolwiek wykonanie tablic, tabliczek, kasetonów, banerów i ogólnie wszystkiego co umieszczone jest na zewnątrz budynku, w szczególności na elewacji lub specjalnie wykonanej konstrukcji chciałbym zwrócić uwagę na pewne aspekty prawne.

Przeważająca większość takich prac (z wyjątkiem wyjątkowo dużych prac wymagających pozwolenia na budowę, lub elementów wolno stojących i innych rzadkich przypadków) wymaga złożenia w stosownym urzędzie (zazwyczaj wydział architektury urzędu właściwego dla miejsca instalacji) "Wniosku o wykonanie prac budowlanych nie wymagających decyzji o pozwoleniu na budowę" wraz ze stosownymi załącznikami. Dlaczego o tym piszę? A no dlatego że obowiązek ten ciąży na Was jako inwestorach!

Niestety większość firm reklamowych swoim klientom o tym nie wspomina, ze względu na chęć pozyskania jak największej ilości zleceń - a taki wniosek to zawsze dodatkowa uciążliwość. Jednak miejcie na uwadze że prawo wymaga od Was takiego wniosku nawet przy najmniejszej tabliczce. Koszty złożenia takiego wniosku nie są duże - w zależności od urzędu jest to kwota około kilkunastu złotych, a jeśli chcecie nie składać go osobiście tylko zlecić to firmie wykonującej reklamę dodatkowe kilkanaście złotych za upoważnienie. Jeśli chodzi o koszty finansowe to już wszystko. Dodatkowym obciążeniem jest chwila czasu potrzebna do zgromadzenia wszystkich załączników typu projekt reklamy (w wypadku prostej tabliczki najczęściej wystarcza projekt graficzny który i tak macie oraz określenie sposobu montowania i materiału z którego będzie wykonana tabliczka), oświadczenie o posiadanym prawie do dysponowania miejscem w którym chcecie montować reklamę, oraz potwierdzenie dokonania opłaty za złożenie tego wniosku. W zasadzie to wszystko - czasami tylko trzeba dołączyć inne załączniki. Tak że jak widzicie koszty nie są wielkie, a jeśli go nie złożycie w przypadku jakiejkolwiek kontroli możecie otrzymać kilkuset złotowy mandat wraz z nakazem usunięcia reklamy! Naprawdę warto to złożyć.

Wspomnieć trzeba iż po złożeniu takiego wniosku reklamę możecie montować dopiero po 30 dniach od jego skutecznego złożenia - czyli przyjęcia przez urząd, o ile urząd nie wyrazi zastrzeżeń w tym terminie. Praktyka wskazuje na to iż jeśli dokumenty są poprawnie złożone urząd bardzo rzadko ma jakiekolwiek zastrzeżenia.

Oddzielną kwestią jest tzw. opłata za zajęcie pasa drogowego. Pobiera ją zarządca drogi - i jest ona jeszcze mocniej egzekwowana niż w przypadku opisanego wniosku. Na całe szczęście nie zawsze trzeba ją uiszczać. Dotyczy ona tylko reklam zajmujących pas drogowy czyli stojących w pewnej określonej dla danej drogi odległości. W praktyce możecie przyjąć iż należy się o nią martwić jeśli stawiacie reklamę poza własną działką, lub w przypadku reklam montowanych na elewacjach budynków które stoją bezpośrednio przy chodniku (w tym wypadku głównie w przypadku reklam nie jako odstających od elewacji, bo te płasko na niej zamontowane nie wymagają takiej opłaty).
Tutaj koszty związane z przyłapaniem Was na nie opłaceniu tej opłaty są jeszcze wyższe niż w przypadku nie złożenia wniosku o którym pisałem na początku.

Teraz oczywiście chwilka na reklamę ;) Nasza firma oferując montaż elementów reklamowych zawsze dba o zachowanie procedur prawnych, tak abyście mogli być spokojni o to że nikt nie obciąży was żadnymi opłatami karnymi.

Drukowanie

Druk - jest jednym z najczęściej używanych nośników informacji reklamowej. Firmy często drukują różnego rodzaju ulotki foldery ale także zwykłe materiały eksploatacyjne jak wizytówki czy papier firmowy. Na wszystkich tego typu drukach winne znajdować się znaki szczególne pozwalające w łatwy sposób skojarzyć je z daną firmą.
Miałem nie pisać zawiłym i technicznym językiem, jednak firmy w których pracownicy nie mają częstego kontaktu z drukarniami często mają problemy w określeniu swoich potrzeb. Bardzo często zdarza się iż chcąc zabłysnąć znajomością podstawowych informacji drukarskich piszą w zapytaniach i zamówieniach po prostu głupoty. Po pierwsze drodzy moi czytelnicy - jak nie jesteście pewni fachowych określeń, lepiej sprecyzujcie swoje potrzeby naturalnym językiem, a dla drukarni będzie to jasny znak iż trzeba się nad tym pochylić i zrozumieć a nie machinalnie wprowadzić dane.
Jednak jeśli chcecie łatwo i precyzyjnie określać swoje zamówienia, poniżej postaram się Wam przybliżyć podstawowe pojęcia stosowane przy zamawianiu druku a ich umiejętne stosowanie na pewno ułatwi Wam współpracę z drukarniami.

Nakład - jest to ilość zamawianych wydruków. Jednak pamiętajcie iż poza drukiem nakładów ściśle kontrolowanych (opcja stosunkowo droga i rzadko tak naprawdę potrzebna) rzeczywista ilość otrzymanego materiału może się nieznacznie różnić od zamówionego nakładu. Wynika to z faktu iż w procesie druku niektóre egzemplarze ulegają zniszczeniu. Każda szanująca się drukarnia drukuje więc odpowiednią ilość sztuk więcej tak aby raczej otrzymać więcej niż mniej egzemplarzy ale w krytycznym wypadku może być ich mniej. Tolerancja ta zazwyczaj waha się w granicach +/- 5% i z o tyle mniejszą ilością otrzymanego materiału powinniście się liczyć

Papier - czasami także inne podłoże jak n.p. folia - tu należy dokładnie określić na czym ma być praca wydrukowana (n.p. papier offsetowy,  kreta - czyli papier kredowy, papier tłoczony tu waże aby określić jednoznacznie jaki - jest wiele jego wzorów i rodzajów)

Format - często sprawia problem. Musicie pamiętać iż drukarze rozróżniają co najmniej dwa rodzaje formatu danej pracy (dla Was wystarczą dwa). Format, czyli inaczej rozmiar pracy do wydrukowania może być zarówno formatem gotowej pracy jak i formatem użytku. Domyślnie, o ile tego nie określicie i napiszecie tylko "format" drukarnia przyjmuje iż chodzi o format użytku - n nie jest to rozmiar rzeczy którą otrzymacie tylko rozmiar tej rzeczy powiększony o różne drukarskie znaczniki, które muszą się na prazy znaleźć aby można było ją dobrze wydrukować a także o "spady" (o nich za chwilkę). Natomiast format gotowej pracy to rozmiar wydruku który dostajecie już Wy, ale także należy uważać bo liczy się wymiar płasko rozłożonej pracy czyli jeśli chcecie n.p. ulotkę która będzie miała 4 strony (2 kartki) A4 powstałe w wyniku złożenia większego formatu na pół to właściwym formatem gotowej pracy będzie tu A3 (nie A4). Często także tutaj w wypadku prostego składa określa się je poprzez znak łamania (np. dla powyższego przykładu A3/2). Najczęstszym tutaj błędem jest podawanie przez Was formatu gotowej pracy jako formatu (użytku).

Kolor - czyli określenie ilości kolorów potrzebnych do wydrukowania danej pracy. Określa się go jako ilość kolorów do wydrukowania na pierwsze stronie / ilość kolorów na drugiej stronie, czyli na odwrosie (np. 4/1 oznacza pracę pełnokolorową z pierwszej strony i jednokolorową z drugiej w domyśle czarno białą, ale po sprecyzowaniu może być to dowolny inny kolor, lecz jeden). Zero oznacza iż dana strona w ogóle nie jest drukowana. Najczęściej stosuje się: 0 - nie drukowae, 1 - czarnobiałe, 4 - praca pełnokolorowa.

Składanie - często sami określacie czy paca ma być bigowana czy falcowana. Nie róbcie tego! - powiedzcie drukarzowi w których miejscach i w którą stronę praca ma być złożona a drukarz lepiej od Was dobierze metodę. Nie każdy papier nadaje się do falcowania i nie na każdym da się zrobić bigowanie.

Teraz parę słów o projekcie. Jeśli przygotowuje Wam go profesjonalista to nie macie problemu zrobi to sam odpowiednio. Zresztą jest to najlepsze wyjście które polecam. Jeśli jednak koniecznie chcecie go wykonać sami pamiętajcie o kliku podstawowych zasadach: Po pierwsze plik z "Worda" w większości wypadków nie nadaje się do druku, a przynajmniej możecie się mocno zdziwić gdy zobaczycie na wydruku zupełnie co innego niż na własnym ekranie. Jeśli już koniecznie musicie w takim programie przygotować pracę - pobierzcie sobie z internetu jakiś dowolny konwerter dokumentów do formatu PDF i tak przekształćcie ten dokument. Jak wyślecie do druku tak zrobiony plik PDF macie dużo większe szanse iż na wydruku będzie to co widzieliście w pliku PDF niż w przypadku wysłania pliku edytora teksu (doc, docx, odt itp).
Po drugie kolory! od razu wszystkich nastawiam - kolory uzyskiwane w druku różnią się znacznie od tego co widzicie na swoich monitorach! i nie miejcie pretensji do drukarzy to monitory są ułomne, co łatwo sprawdzić oglądając ten sam plik na kilku różnych monitorach. Tu niestety nie ma łatwej metody - jeśli zależy wam na kolorystyce po prostu musicie powierzyć przygotowanie projektu profesjonaliście.
Po trzecie wymiary i elementy. Ze względu na to iż prawie każda praca po jej wydrukowaniu jest przycinana, a jak wszystko w przyrodzie urządzenia do cięcia też nie są idealne, wszystkie istotne elementy pracy (jak np. tekst, znak firmowy itp) należy umieścić w pewnej odległości od krawędzi projektu (w większości wypadków 3mm wystarczą). Poza tym należy pamiętać iż żadna maszyna drukarska nie dodrukuje aż do samego brzegu kartki. Ale ponieważ pace drukarskie są drukowane w większym formacie (format użytku) niż ostateczny efekt który dostajecie (format gotowej pracy) można taki efekt łatwo uzyskać. Do tego służy tak zwany "spad" czyli fragment pracy o który jest powiększony format gotowej pracy - zazwyczaj (2 do 5mm). Element który będzie dochodził do końca tak przygotowanej pracy - czyli do końca pracy + spadu - na pewno znajdzie się na gotowym wydruku aż do samego brzegu. Natomiast elementy w projekcie dochodzące tylko do granicy gotowej pracy mogą nie zostać wydrukowane do końca kartki którą otrzymujecie - i to jest normalne. O wielkości spadu i marginesu jaki musicie przygotować w projekcie na pewno dostaniecie informację w drukarni w której będziecie zlecać druk.

Dobrze dość już technicznych spraw. Teraz trochę o drukarniach.
Musicie wiedzieć że nie każda drukarnia nadaje się do drukowania każdej rzeczy. Drukarnie często oferują szeroki wachlarz usług - ale tak naprawę to n.p. drukarnia drukująca genialnie i w dobrej cenie wizytówki może nie być w stanie n.p. dobrze wydrukować folderu reklamowego, lub nawet na odwrót. Przy wyborze drukarni nie zawsze, choć często, cena mówi o jakości. Ogólna zasada jest taka iż należy dobierać drukarnie do potrzeb. N.p. do druku byle jakich kartek zatykanych za szyby samochodów można wybrać marną drukarnie za to tanią - nawet jak coś nie wyjcie to i tak tego nie będzie tam widać (przynajmniej dla zwykłego odbiorcy tych ulotek). Natomiast przy druku eleganckiego kolorowego folderu warto zainwestować w dobrą dostosowaną drukarnię, aby otrzymać elegancki produkt bez wad, które w tym wypadku będą widoczne na pewno.
Niestety nie ma tu łatwych wskazówek co do tego którą drukarnię wybierać. Wybór jest podyktowany tylko praktyczną wiedzą zamawiającego. Dlatego warto rozważyć stałą współpracę z jednym pośrednikiem takim jak nasza firma, który przygotuje projekt, dobierze odpowiednią drukarnie i załatwi wszelkie sprawy związane z drukiem. Często takie firmy (nasza na pewno) bazują na upustach w drukarniach które mają z racji stałej współpracy - tak że dla Was cena samego druku jest identyczna jak w drukarni (czasem dochodzą dodatkowe koszty - przygotowanie projektu, transport o ile drukarnia jest daleko itp które i tak musielibyście ponieść tylko nie były by one uwzględnione w ofercie drukarni) a zyskujecie spokój i pewność iż praca zostanie właściwie wydrukowana.

Dział Marketingu

Zauważam, że bolączką większości klientów sektora MSP jest brak działu marketingu. Po rozmowach z wieloma moimi klientami dochodzę do wniosku iż jego brak jest całkowicie uzasadniony. Przedsiębiorstwa tej skali często nie generują przychodów które pozwalały by utrzymać taki dział lub po prostu są zbyt małe aby był on potrzebny.
Niestety owocuje to brakiem skoordynowanych działań promocyjnych, a także problemami w realizacji projektów promocyjnych. Pierwsze wynika z tego iż często promocją zajmują się różni ludzie w firmie, w ogóle z sobą nie współpracując a co najważniejsze nie mając żadnego planu działania. Drugie zaś wynika ze specyfiki rynku reklamy. Znajdują się na nim wykonawcy dla poszczególnych elementów promocji z usług których korzystają MSP nie jako "po omacku", a z drugiej strony wielkie agencje nazwijmy to na nasze potrzeby "typu all in one" na usługi których MSP nie stać.
Moje, i mojego zespołu, wieloletnie doświadczenie wskazuje na to iż są dwa skuteczne sposoby radzenia sobie z tym problemem - nie ukrywajmy każdy z nich pociąga za sobą pewne koszty, ale nie są one wielkie i u większości moich klientów całkiem dobrze się sprawdzają.

Sposób pierwszy:
Od razu na wstępie zaznaczę iż jest to metoda dla "zdyscyplinowanych" firm. Polega ona na wyznaczeniu jednego ze swoich pracowników, do którego zostanie oddelegowana cała kwestia promocji firmy. Oczywiście pracownik musi lubić taką pracę i chcieć się nią zająć - tylko wtedy będzie miało to pozytywny efekt. Poza tym trzeba bezwzględnie przestrzegać zasady, aby wszystkie działania promocyjne były prowadzone przez tego pracownika, nawet jeśli szef ma jakiś pomysł powinien go skonsultować (na zasadach partnerskich!) z takim pracownikiem i ostatecznie realizację pomysłu powierzyć temu pracownikowi.
Koszty, owszem są. Pierwszym i podstawowym jest konieczność wydzielenia z obowiązków tego pracownika pewnego czasu (jakiego to już zależy od intensywności działań promocyjnych) w którym będzie mógł się on zająć promocją firmy, Drugim jest jakaś dodatkowa gratyfikacja dla niego która zmotywuje go do pozytywnego działania. Pomijam tu koszty poszczególnych działań promocyjnych gdyż firmy i tak je ponoszą.
Co firma zyskuje takim zachowaniem? Po pierwsze ujednolica wizerunek swojej firmy, co nie jest bez znaczenia z punktu widzenia reklamy i potencjalnych klientów. Po drugie niejednokrotnie zmniejsza koszty działań promocyjnych. Zmniejszenie to odbywa się na 2 płaszczyznach. Pracownik stale zajmujący się reklamą z czasem zaczyna lepiej orientować się na rynku wykonawców tym samym trafniej ich dobierając co zmniejsza ryzyko niewłaściwego wykonania reklamy czy danej promocji a tym samym niepotrzebnego wydania pieniędzy. Po drugie - mając stałe kontakty z wykonawcami pracownik orientuje się w ich promocjach i może skoordynować działania promocyjne firmy z nimi a także uzyskiwać pewne rabaty przy stałej współpracy.

Sposób drugi:
Polega na znalezieniu i rozpoczęciu stałej współpracy z agencją reklamową która zajmie się wszystkim, a tym samy nie jako pozbycie się własnej pracy nad promocją. Wadą takiego rozwiązania jest fakt iż aby taka współpraca była możliwa trzeba wzajemnego zaufania - a te można wyrobić tylko wzajemnie współpracując oraz fakt iż dość trudno znaleźć taką agencję reklamową.
W takim wypadku to agencja inicjuje i dobiera wszelkie potrzebne rodzaje promocji jedynie konsultując je (i ich koszty) z odpowiednią osobą w firmie, oraz dalej zajmuje się pełną ich realizacją.
Kosztem takiego działania jest zgodna na czasami nieco wyższe ceny w agencji - jednak praktyka pokazuje iż często pewne rzeczy uzyskuje się w takich agencjach taniej. Od klientów wiadomi mi iż ich koszty promocji nie podniosły się a zyskały na ujednoliceniu wizerunku, skoordynowaniu działań i pozbyciu się problemu konieczności promocji w własnym zakresie.

Nie będę taż ukrywał iż bloga tego tworzę po to aby pomóc małym i średnim firmom - do których także ja się zaliczam. Dlatego wybaczcie ale poza kwestią merytoryczną znajdą się tu małe odniesienia reklamowe do mojej firmy. Tak jak w wypadku tego wpisu - chciałbym zachęcić do współpracy z moją firmą która wszystkimi swoimi możliwościami stara się wpisać w drugi z przedstawionych tu sposobów działania - zawsze kładąc nacisk na uczciwą współpracę ze swoimi klientami. O działaniach prowadzonych przez moja firmę i samej firmie mogą Państwo poczytać na stronach LucaS web studio.

Witam

Witam wszystkich czytelników. Blog ten postaram się poświecić tematyce problemów napotykanych przez małe i średnie przedsiębiorstwa w procesie ich promocji z punktu widzenia usługodawcy który stara się być zawsze pomocny swoim klientom, choć nie wykluczam iż czasem mogą się tu pojawić sporadycznie inne wpisy z zakresu reklamy i internetu.
Drodzy czytelnicy, postaram się aby pisać językiem naturalnym unikając fachowych określeń tak aby blog ten był dla Was - klientów potrzebujących reklamy, jak najbardziej zrozumiały i pomocny.
Zapraszam Was także do komentowania tego co tu napiszę, gdyż umożliwi to w przyszłości dostosowanie się do Waszych oczekiwań.